Beraber çalıştığım kişilere sıklıkla sorduğum bir soru var; “yöneticini yönetmek için neler yapıyorsun”. Bu soruya gelen cevaplar genellikle; “Ne demek istedin anlamadım”, “tam olarak neyi kastettin”, “bir şey yapmıyorum”, “anlamadım bir şey mi yapmam gerekiyor”, “ben zaten yüksek performanslıyım, neden yöneticimi yönetmem gerekiyor ki” şeklinde oluyor.
Maalesef günümüz iş hayatının gerçeklerinden bir tanesi de şu; tüm kariyerimiz üzerinde doğrudan etkisi olan en önemli kişilerden bir tanesi, hatta en önemlisi doğrudan bağlı bulunduğumuz yönetici.
Üstünü yönetmek (yöneticini yönetmek) terimini; bağlı bulunduğumuz kişiyle daha verimli, daha kolay çalışabilmek için gösterilmesi gereken bilinçli yaklaşımların tamamı olarak tanımlayabiliriz. En temelde, yöneticimizle nasıl müzakere edeceğimizi, farklı fikirlerde olduğumuz zamanlarda nasıl karşı çıkacağımızı, doğru iletişimi nasıl kuracağımızı bilmek, onu ve beklentilerini tamamen anlamak olarak alt bileşenlerine de ayırabiliriz.
Maalesef üstünü yönetmek genellikle iş önceliklerimiz arasında yer almıyor. Bunun sebeplerinden bir tanesi; nasıl yöneteceğimizi bilmemek olsa da, en önemli sebep, hem kendi zihnimizde, hem de başkalarının gözünde bu çabanın manipülasyon ya da yalakalık ve/veya dalkavukluk olarak değerlendirilmesi riski. Bu algıyı yönetmek ve içimizdeki önyargıdan kurtulmak üstünü yönetmenin en zor tarafını oluşturuyor.
Oysa ki üstünü yönetmemenin maliyeti yüksek. En hafifinden iş ortamının sevimsizleşmesi, iletişim problemleri, sonrasında performans kaygıları, gelirimizin olumsuz etkilenmesi, en ağırından işimizi kaybetmeye kadar varabilecek bir dizi olumsuzluklar karşımıza çıkar. Çalışan bağlılığını düşüren faktörlerin en başında yöneticinin olması, tüm iş hayatında çalışanların işten ayrılma sebeplerinin başında yöneticinin gelmesi gibi gerçekleri de göz önüne aldığımızda bu alana yatırım yapmak akıllıca.
Bu konuda, hiç aklımızdan çıkmaması gereken ilk farkındalık; yöneticimiz ile bizim aramızda güç farklılığının olmasıdır. Çalışan ve yönetici çatışmalarında, çalışanın haklı bile olduğu durumlarda, şirketler kurumsal olarak yöneticiyi korumayı tercih ederler. Özellikle yöneticinin iş sonuçlarının parlak olduğu durumlarda, şirketin yöneticiyi tercih etmesi iş dünyasının bilinen gerçeklerindendir.
Eğer buraya kadar olan bölümde, üstünü yönetmenin neden gerekli olduğuna sizi ikna edebildiysem ve yazının devamı için merak uyandıysa, geri kalan bölümde bunun nasıl yapılacağına odaklanabiliriz.
Yöneticinin davranış profilini anlamak, işle ilgili önceliklerini bilmek, karar alma tarzının farkına varmak ve etkili iletişim kurmak işin püf noktaları. Bu bilgileri yöneticiler sistematik olarak çalışanlarına aktarmazlar. O zaman bunları öğrenmek çalışanın yapacağı ilk şey olmalıdır.
Hadi bunları öğrenmek için işe koyulalım.
Yeni bir yönetici ile çalışmaya başladıktan en geç 1 ay içinde yöneticiyle bir toplantı ayarlamak ve toplantının gündemi ile ilgili kendisini bildirmek ilk adım olmalı. Toplantının gündemini ona bildirmek, yöneticinin de hazırlık yapması ve toplantının verimli geçmesi için kritik. Toplantının gündemi; “birlikte daha kolay çalışabilmek ve yöneticinin hayatının kolaylaştırılması için dikkat edilmesi gerekenler” olmalıdır.
Toplantı sırasında aşağıdaki kontrol listesinde yer alan tüm soruların sorulması ve cevaplarının açık ve net olarak anlaşılması toplantının en önemli çıktısı olmalıdır.
Kontrol Listesi
· Düzenli bilgi akışını hangi sıklıkta, hangi yöntemle ve hangi konularda sağlamak istersiniz?
· Sizi strese sokan ve üzerinde etkili olabileceğim konular neler?
· Desteklemem gereken hedefleriniz ve öncelikleriniz neler?
· Karar alırken nelere dikkat edersiniz ve benim nelere dikkat etmemi beklersiniz?
· Bana verdiğiniz ve vermediğiniz yetki, sorumluluk ve insiyatifler nelerdir?
· İlişkiler ağınızda özellikle çok dikkatli olmam gereken kişiler, bölümler, fonksiyonlar, iç/dış müşteriler kimlerdir?
· Kırmızı çizgileriniz nelerdir?
· Size bilgi aktarımını hangi detayda, tarzda ve zamanda yapmamı beklersiniz?
· Benden temel beklentileriniz nelerdir?
· Sizi hayatınızı kolaylaştırmak için odaklanmam gereken neler var?
· Çalışan için kritik olan konular varsa (uzaktan çalışma, esnek çalışma, mesaiye kalma, hafta sonu çalışma, izinler, tatiller vb) bu konulardaki yaklaşımınız nedir?
· Performansı ölçmek ve yönetmek için hangi kaynakları kullanacağız ve hangi sıklıkla geri bildirim görüşmesi yapacağız?
· İşle ilgili olarak geliştirilmesi gereken yetkinlikler nelerdir ve hangi zamanda diliminde bunun gerçekleşmiş olmasını bekliyorsunuz?
· Mutlaka gerçekleştirmemiz gereken somut iş hedeflerimiz (SMART hedefler diyelim buna) nelerdir?
Eğer bu kontrol listesindeki tüm sorulara hızlıca cevap veren bir yönetici ile çalışıyorsak çok şanslıyız demektir, onu hemen rol model almalıyız. Net cevaplar alamamak mümkün olsa da, karşı tarafa düşünme süresi vermek ve ikinci toplantı tarihini belirlemek iyi bir çözümdür.
Cevaplardan sonrası kolay; öğrendiğimiz bilgiye değer vermek, iş yapış şekillerimizi bu beklentilerle örtüştürmek sonuç almamızı sağlar. Geriye sadece etkin bir şekilde iletişim kurmak kalır.
Belli bir süredir çalıştığımız kişiye bu soruları henüz sormadıysak, hiçbir şey için geç değil. Sorunlu bir ilişkinin içinde bile olsak, bu bilgileri edindikten sonra aksiyona geçmek iş yapış şekillerimize ve yönetici-çalışan ilişkimize olumlu etki yapacaktır.
İletişim sırasında, itiraz etmek için dinlememek, kendi fikirlerimizi söylemeye başladığımızda “ama”, “fakat” gibi olumsuzluklardan kaçınmak, karşıt fikirler dile getirdiğimizde bunu somut kanıtlarla desteklemek, olası problemleri, olası çözümlerle beraber sunmak etkili ve kolay yöntemlerdir. “Tatlı dil yılanı bile deliğinden çıkarır”, ya da “en iyi bildiğim dil, tatlı dil” gibi özdeyişlerimizi unutmamak ilham verici olabilir.
Yöneticimize güvenilir bir insan olduğumuzu göstermek bizim sorumluluğumuzdur. Güven vermek ve işimizin uzmanı olduğumuzu göstermek güvenirliğin temel formülüdür.
Sonuç; “İki kişiliğin karşılaşması, iki kimyasal maddesinin temas etmesi gibidir; eğer bir tepkime olursa, her ikisi de dönüşür.” – Carl Jung